Datenschutzerklärung

Datenschutzhinweise für Mandanten und andere Betroffene [1]

Mit den folgenden Informationen möchte ich Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch mich und meinen Mitarbeitern und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht geben. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach dem von Ihnen in Auftrag gegeben und durch mich zu gestaltenden Vertragstypen oder Erklärungen. Daher werden nicht alle Teile dieser Informationen auf Sie zutreffen. 

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortlich ist

Herr Notar Dr. Martin Bauer
Neuer Markt 12, 18055 Rostock
Telefon: 0381 - 24 28 810
rostock@notar-dr-bauer.de

 

Sie erreichen meinen Datenschutzbeauftragten unter

Gesellschaft für notariellen Datenschutz mit beschränkter Haftung (GNotDS mbH),

Ehrensteinstraße 33
04105 Leipzig

E-Mail: datenschutz@gnotds.de
Telefon: 0341 - 583114 - 0
Telefax: 0341 - 583114 - 29 

Welche Quellen und Daten nutze ich?

Ich verarbeite personenbezogene Daten, die ich im Rahmen meiner Beauftragung von Ihnen und anderen Betroffenen erhalte. Zudem verarbeite ich – soweit für die Erbringung des Auftrages erforderlich – personenbezogene Daten, die ich aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Schuldnerverzeichnisse, Grundbücher, Handels- und Vereinsregister, Presse, Internet) zulässigerweise gewinnen oder die mir von anderen Notariaten im Rahmen der Amtshilfe oder von sonstigen Dritten (z.B. einer Kreditauskunft) berechtigt übermittelt werden.

Relevante personenbezogene Daten sind Personalien (Name, Adresse und andere Kontaktdaten, Geburtstag und –ort sowie Staatsangehörigkeit), Legitimationsdaten (z.B. Ausweisdaten) und Authentifikationsdaten (z.B. Unterschriftsproben). Darüber hinaus können dies auch Auftragsdaten (z.B. Gestaltungs-, Zahlungsauftrag), Informationen über Ihre finanzielle Situation (z.B. Bonitätsdaten, Herkunft von Vermögenswerten), Dokumentationsdaten (z.B. Beratungsprotokoll) sowie andere mit den Kategorien vergleichbare Daten sein. 

Wofür verarbeite ich Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Ich verarbeite personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Landesdatenschutzgesetz M-V (DSG M-V)

a. zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 d DSGVO)

Die Verarbeitung von Daten erfolgt in Ausübung meiner Amtspflicht als Notar und zur Gestaltung und Durchführung der von Ihnen gewünschten Verträge. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich in erster Linie nach dem konkreten Vertragstyp (z.B. Immobilienkaufvertrag, Unternehmenskaufvertrag, Überlassungsvertrag, Geschäftsanteilsverkauf, Eheverträge, Erbverträge, Trennungs- und Scheidungsfolgen-vereinbarungen, Vorsorgevollmachten und Testamente, Beglaubigungen) und können unter anderem Beratung, Betreuung, Gestaltung sowie die Durchführung der Verträge umfassen. 

b. im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)

Soweit erforderlich verarbeite ich Ihre Daten über die Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von mir oder Dritten. Beispiele:

- Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten,

- Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs des Notariats,

- Verhinderung und Aufklärung von Straftaten.

c. aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 e DSGVO)

Zu dem unterliege ich als Notar diversen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzliche Anforderungen (z.B. Geldwäschegesetz, Steuergesetze) sowie aufsichtsrechtlichen Vorgaben (z.B. durch des Landgerichtspräsidenten des Landgerichts Rostock). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die Identitäts- und Altersprüfung, Betrugs- und Geldwäscheprävention und die Erfüllung steuerlicher oder schenkungsrechtlichen Kontroll- und Meldepflichten. 

Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb des Notariats erhalten sämtliche Angestellte des Notars Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch von uns beauftragte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten, wenn diese insbesondere das Amtsgeheimnis wahren. Auch diese Personen werden förmlich zur Verschwiegenheit verpflichtet. Dies sind insbesondere Unternehmen in den Kategorien IT-Dienstleistungen, Logistik und Telekommunikation.

Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Notariats ist zunächst zu beachten, dass ich als Notar zur Verschwiegenheit über alle mandantenbezogenen Tatsachen und Wertungen verpflichtet bin, von denen ich Kenntnis erlange. Informationen über meine Mandanten darf ich nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten oder der Mandant eingewilligt hat. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z.B. sein:

- Öffentliche Stellen und Institutionen (Registergerichte, Finanzbehörden, Schenkungsteuerstellen der Finanzverwaltung, Grundbuchämter, Sanierungsbehörden, Umlegungsbehörde, Nachlass-, Familien- und Betreuungsgerichte) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung,

- Kredit- und Finanzdienstleistungs-institute oder vergleichbare Einrich-tungen, an die wir zur Durchführung der Verträge personenbezogene Daten übermitteln (z.B Lastenfreistellung, Schuldhaftentlassung, Grundpfandrecht-übernahmen, Grundschuldbestellungen).

 

Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (sog. Drittländer) finden nur statt, soweit

- es zur Ausführung Ihrer Aufträge erforderlich ist (Beurkundungen mit Auslandsbezug),

- es gesetzlich vorgeschrieben ist,

- Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben oder

- Mit der Einwilligung des Betroffenen oder aufgrund gesetzlicher Regelungen zur Bekämpfung von Geldwäsche und sonstigen strafbaren Handlungen werden in Einzelfällen personenbezogene Daten (z.B. Legitimationsdaten) unter Einhaltung des Datenschutzniveaus der Europäischen Union übermittelt.

Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Ich verarbeite und speichere Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist.

Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken:

- Erfüllung der dienstordnungsrechtlichen  und steuerrechtlicher Aufbewahrungs-pflichten, sie sich z.B. ergeben könne aus: Dienstordnung für Notarinnen  und Notare (DONot), der Abgabenordung (AO) und Geldwäschegesetz (GwG). Die dort genannten Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel zwei bis zehn Jahre.

- Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungs-vorschriften. Nach den §§ 195 ff des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahren betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt. 

Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 35 und 35 BDSG. Darüber besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO).

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit mir gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO. Also vor dem 25. Mai 2018, mir gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. 

Gibt es für mich die Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung des Auftragsverhältnisses und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung ich gesetzlich verpflichtet bin. Ohne diese Daten werde ich in der Regel nicht in der Lage sein, in Ihrem Auftrag tätig zu werden und für Sie Verträge oder Erklärungen zu gestalten und diese auszuführen.

Nach den geldwäscherechtlichen Vorschriften bin ich verpflichtet, Sie vor Beginn des Beurkundungsverfahrens oder anderer amtlicher Handlungen anhand Ihres Ausweisdokumentes zu identifizieren und dabei Namen, Geburtsort, Geburtsdatum und Staatsangehörigkeit, Anschrift sowie Ausweisdaten zu erheben und festzuhalten. Damit ich dieser gesetzlichen Verpflichtung nachkommen kann, haben Sie mir nach dem Geldwäschegesetz die notwendigen Informationen und Unterlagen zur Verfügung zu stellen und sich im Laufe des Auftragsverhältnisses ergebende Änderungen unverzüglich anzuzeigen. Sollten Sie mir die notwenigen Informationen und Unterlagen nicht zur Verfügung stellen, darf ich den von Ihnen gewünschten Auftrag nicht annehmen oder fortführen. 

Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung?

Zur Begründung und Durchführung eines Auftragsverhältnisses nutze ich grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Artikel 22 DSGVO. 

Findet Profiling statt?

Ich verarbeite Ihre Daten zur Begründung und Durchführung eines Auftragsverhältnisses nicht automatisiert mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling).

Informationen über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Legen Sie Widerspruch ein, werde ich Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, ich kann zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. 

Empfänger eines Widerspruchs

Der Widerspruch kann formfrei/schriftlich mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens, Ihrer Adresse und Ihres Geburtsdatums erfolgen und sollte gerichtet werden an: 

Notar Dr. Martin Bauer
Neuer Markt 12, 18055 Rostock
Telefon: +0381 24 28 810
rostock@notar-dr-bauer.de

 


[1] z.B. Bevollmächtigte, Nichtmandanten wie z.B. Drittsicherungsgeber